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檔案歸檔整理辦法概要
1 概念：
檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。也可簡單表述為：檔案是原始的歷史記錄?；竞x有以下四個方面：
1．檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的。
檔案的形成單位極其廣泛，大致上可歸為三種類型：（1）國家行政管理性質的各種機構。（2）國家行政系統以外的政治、經濟和科學文化等各種社會團體和一般社會組織。其中包括政黨和各種群眾組織。（3）個人。即比較著名的和有代表性的人物。
2．檔案是保存備查的歷史文件。
“文件”不僅指常規的機關文書，也包括技術文件、文藝手稿以及其他各種文件材料。但是，并非一切文件都需要和可能成為檔案。檔案是由文件有條件地轉化而來的，文件轉化為檔案一般須具備三個條件；
第一，現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。正在承辦中的文件，仍具有現實執行效用和直接使用的材料，均不屬于檔案。這就是說，文件具有現行的效用，檔案一般是完成了傳達和記述等現行使命，留備查考的歷史文件。 第二，對日后實際工作和科學研究具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。
第三，按照一定的規律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。歸檔和集中保存，是文件轉化為檔案的一般標志和界限。
3．檔案的形式是多種多樣的。
檔案的形式，基本上包括兩個方面：一方面指檔案的載體形式，一方面指檔案內容的記錄方式。從檔案的載體形式來看，可分為甲骨檔案、金石檔案、竹木簡犢檔案、紙質檔案、聲象檔案等等。檔案內容的記錄方式也多種多樣，有手寫、印刷、攝影、錄象、錄音等多種。
4．檔案是歷史的原始記錄。
檔案不同于一般的文獻資料，它是特定的形成者當時當事直接使用的原始文件，不是事后編寫和另外收集的材料，它具有很強的原始性。
2 檔案歸檔整理流程圖
3 歸檔文件整理規則
歸檔文件整理是檔案工作的基礎，制定科學、規范的整理規則具有重要意義。
為適應檔案管理現代化的需要，規范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，本標準從改革我國傳統的文書立卷歸檔的方法出發，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規定，為歸檔文件整理工作提供了技術依據。
1) 范圍
本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法，適用于各級機關、團體和其他社會組織。
2) 定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。
3) 整理原則
遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
4) 質量要求
4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。
4．2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5) 整理方法
5．1 裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。
5．2 分類
歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限一年度一機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。
5.3 排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置土宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件導和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號接進館要求標注。
5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（見圖AZ）。
5．5.1.1 件號：填寫室編件號。
5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“［ ］”號。
5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如 19990909。
5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長X寬為297mm X210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝人檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mmx220mm（長x寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。
5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖A4b、圖A4C）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖AS）。
56、 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期
4檔號編制規則 （DA/T13-1994）
1) 主題內容與適用范圍
本標準規定了檔號的結構、編制原則和編制方法，適用于檔案館(室)編制檔號。
2) 術語
2.1檔號
檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。
2.2全宗號：檔案館(室)給定每個全宗的代碼。
2.3目錄號：全宗內案卷所屬目錄的代碼。
2.4類別號：館(室)藏檔案類別的代碼。
2.5項目號：產品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號
2.6案卷號：案卷排列的順序號。
2.7件號：案卷內文件的順序號。
2.8頁(張)號：案卷內文件每頁(張)的順序號。
2.9代碼：一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理數字、字母、漢字及其它符號。
3) 檔號編制原則
3.1唯一性原則
檔案館(室)內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示-個編號對象。
3.2合理性原則：檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
3.3穩定性原則：檔號一經確定，一般不應隨意改變。
3.4擴充性原則：檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。
3.5簡單性原則：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省貯存空間，提高處理效率。
4) 檔號的結構
常見檔號結構分為兩種：
4.1第一種結構為案：全宗號－目錄號―案卷號－件、頁（張）號。
即：××××－×××－××××－××××（不足位前面補“0”）
4.2第二種結構為：全宗號－年度－目錄號－案卷號－件、頁（張）號。
即：××××－××××－×××－××××－××××（不足位前面補“0”）
5檔案信息化基本術語
1) 檔案信息化（Archival Information）
就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息處置、管理和提供利用。是以檔案信息資源建設為核心，以現代信息技術為基礎，以社會充分利用檔案信息資源為目標，使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化的過程。包含信息基礎設施、信息資源、信息技術與應用、信息產業、信息化法規與信息科技人才六個要素。
2) 數字檔案館(Digital Archives)
是在信息化建設，尤其是電子政務建設中，政府信息資源的數據中心和數據交換站，是集中存儲和管理各類有保存價值的綜合電子信息的基地。它是建立在現代信息技術的普遍應用基礎之上，利用數字手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的，超大規模、分布式數字信息系統，屬于國家數字化信息基礎工程，也是檔案館作為社會文化設施延伸為信息服務業的實現形式。
3) 文檔一體化
是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。
4) 電子文件中心(Electronic Records Center)
在電子政務環境下，由檔案部門通過歸檔管理平臺建立的，與電子政務內網數據處理中心相配套的，以在線采集接收和發布電子文件為主要內容的虛擬機構，它是檔案館實現電子文件永久保存的入口，是為領導、政府各機構服務的窗口。把內網上可公開的電子文件上檔案信息網而建立的網上電子文件中心，是配合政府實施“政務公開”的窗口。
5) 電子文件 ( electronic records )
指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理。并可在通信網絡上傳送的文件。
6) 元數據( metadata )
描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、子處理和圖形工具軟件、字符集等數據。
7) 邏輯歸檔( logical filing )
在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。
8) 物理歸檔( physical filing )
把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
9) 檔案管理軟件(archival management software)
用于實現文檔一體化的管理過程和檔案館（室）業務管理的應用型軟件。一般包括文書檔案管理、歸檔文件管理、科技檔案管理、會計檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理、檔案室資料管理和專業檔案管理。能夠完成公文管理 （收、發文和內部文件的登記處理）、立卷歸檔 （自動組卷、案卷著錄、新老案卷的錄入修改和自動編號）、 查詢瀏覽 案卷級和文件級的互訪、瀏覽和查詢統計）、 文檔輸出 （案卷目錄、專題目錄、案卷卷面、卷內文件目錄、全引目錄、統計報表和工作流程的綜合打?。?、 案卷處理 （向檔案館移交案卷和案卷注銷的處理）、數據設定 （歸檔類目和主題詞庫的數據設定）、系統維護（ 數據備份、恢復、初始化和數據庫的整理）；編制件盒號 （編制件號、編制盒號、數據刪除）、檔案利用（ 查詢瀏覽、檔案統計、專題輸出）；科研、基建、產品和設備檔案的管理， 會計報表、帳簿和憑證檔案的管理，錄音、錄像、光盤、照片等歸檔磁、光學介質檔案的管理；獎狀、證書、禮品、錦旗、獎品、印章等歸檔實物的管理；各類參考資料的綜合管理；檔案庫房溫濕度管理、借閱管理、檔案綜合統計、檔案利用效果統計，檔案移交登記和全宗檔案目錄登記等管理。有些檔案管理軟件的自定義版，用戶可以根據某專業檔案的情況自定義設置該檔案所要管理的內容。
6檔案工作基本術語
一般概念：
1. 檔案（archives）—國家機構機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2. 檔案價值(archival value)—檔案對國家、社會組織或個人的有用性。
3. 檔案工作(archives work)—管理檔案和檔案事業的活動。
4. 檔案管理(archives management)—檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等活動。
5. 檔案學(archival science)—研究檔案的形成規律、性質、特點及檔案工作方法與發展規律的科學。
6. 公共檔案(public archives )—國家機構或其他公共組織在公務活動中形成的為社會所有的檔案。
7. 私人檔案(private archives)—私人或私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案。
8. 文書檔案(administrative archives)—反映黨務、行政管理等活動的檔案。
9. 科學技術檔案(scientific and technical archives)—反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔案。
10. 專業檔案(specialized archives)—反映專門領域活動的檔案。
11. 音像檔案(audio-visual archives)—記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
12. 文件(record; document)—國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。
13. 電子文件(electronic records)—以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。
14. 原件(original document)—最初產生的區別于復制件的原始文件。
15. 復制件(copy; duplicated document)—與原件內容相同的復制品。
16. 文稿(draft; manuscript)—文件起草過程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
17. 文本(text; version)—同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
18. 正本(official text)—有規范格式和生效標志的正式文本。
19. 副本(copy; duplicate)—再現正本內容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。
20. 手稿(manuscripts)—由作者手寫或打字等方式制作的原稿。
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