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電子文件管理細則 第二部分：電子文件長期保存格式需求 （征求意見稿）
本標準明確了電子文件長期保存格式的需求。
本標準適用于各級檔案館、機關、企業、事業單位和其他社會組織電子文件的長期保存。
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規范
ISO 15489-1:2001 信息與文獻文件管理 第1部分 通用原則
GB/T 18894-2002和ISO 15489-1:2001中確立的以及下列術語和定義均適合本標準。
當電子文件保存在某一處所時，慮及技術變化（包括支持新載體、新數據格式）和用戶群體變化影響的足夠長的時段。這個時段延長到未來不確定的時間點。
3.2 長期保存 long-term preservation
用一種可靠的、能夠被獨立理解的方式長期（3.1）維護電子文件真實、完整、有效的行為。
3.3 長期保存格式 long-term preservation format
為長期保存（3.2）電子文件而選用的計算機文件格式。
支持數字水印、數字簽名、循環冗余校驗或糾錯碼。
格式開放，有公開發表的相應標準和技術規范。
有與產品無關的技術專家組和標準化組支持該格式。
被多種操作系統和應用軟件支持。
支持多種存儲技術，或與存儲技術無關。
當用戶不能使用指定產品軟件時，可使用已有的插件讀取。
使用與設備無關的顏色規范實現準確打印和再現，不必考慮軟硬件平臺。
不包含指定版本的格式之外的內嵌對象。
不包含外部對象的鏈接。
用標準格式（通常是XML）設置元數據，描述對象的屬性特征，滿足管理、保存、描述的需求。
維持固定的文件頁面、章節、段落的邏輯組織結構，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。
以自然閱讀順序提供文本，以便文件能用基本文本編輯工具閱讀。
不包含加密協議，也不包含加密選項。
支持無損壓縮。
在壓縮協議中不使用分辨率的縮減取樣。
支持其它格式轉換為長期保存格式。
支持過時的長期保存格式轉換為新的長期保存格式。
格式緊湊，數據結構合理，數據占用字節數少。
支持在一個文件中容納大量數據，不必把數據拆分成塊。
具有聚合能力，可以把幾個相關的數字對象聚合到一個文件中。
電子文件長期保存格式應具有本標準第4章所列的長期保存格式的特性。滿足電子文件長期保存的要求。
符合相關的國際標準、國家標準或技術規范。
被廣泛應用和支持，采用的技術成熟、穩定，具有較強的生命力。
符合國家信息安全政策，規避技術壁壘，維護信息安全。
選定的長期保存格式盡可能使電子文件的管護成本最小化，這些成本包括使用、維護該格式軟件費用、相關格式轉換費用及人員培訓費用等。
符合本標準第4章所列特性的電子文件格式的數量可能是無限增長的，但特定電子文件保存處所接受的電子文件長期保存格式的數量應是有限的。
當某類電子文件沒有合適的長期保存格式時，可采用工業標準格式作為長期保存格式。
認定電子文件長期保存格式，需要經過本標準一致性評估。
表1 常見電子文件格式
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文件類型 |
格式 |
格式特征 |
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純文本文件 |
TXT格式 |
格式簡單透明、不含結構信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編輯工具閱讀、數據占用字節數少等。 |
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XML格式 |
遵循XML技術規范，格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密、易于轉換等。 |
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格式化文本文件 |
UOF格式 |
遵循GB/T 20916-2007《中文辦公軟件文檔格式規范》，支持數字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密等。 |
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RTF格式 |
格式開放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉換等。 |
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WPS格式 |
支持數字簽名、可向其他文本格式轉換等。 |
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版式文件 |
PDF/A格式 |
遵循ISO/DIS 19005《文件管理 電子文件長期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持數字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉換等。 |
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支持數字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉換等。 |
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SEP格式 |
支持數字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉換等。 |
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圖像文件 |
TIFF格式 |
支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換、聚合能力強等。 |
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JPEG-2000格式 |
遵循ISO 15444-1:2004《信息技術 JPEG 2000圖像編碼系統 核心編碼系統》，格式透明、支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換等。 |
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JPEG格式 |
遵循相關標準規范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉換等。 |
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GIF格式 |
支持無損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉換等。 |
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PNG格式 |
支持無損壓縮、格式透明、易于轉換等。 |
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DjVu格式 |
格式透明、格式緊湊、具有聚合能力、數據占用字節數少等。 |
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音頻文件 |
WAV格式 |
支持數字水印技術、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉換等。 |
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MP3格式 |
遵循GB/T 17191-1997《信息技術 具有1.5Mbit/s數據傳輸率的數字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開、格式緊湊、數據占用字節數少、易于轉換等。 |
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WMA格式 |
內置版權保護技術、格式緊湊、數據占用字節數少、易于轉換等。 |
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OGG Vorbis格式 |
格式透明、格式緊湊、數據占用字節數少、易于轉換等。 |
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視頻文件 |
AVI格式 |
支持數字水印技術、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉換等。 |
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MOV格式 |
格式緊湊、易于轉換等。 |
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MPEG格式 |
遵循GB/T 17191-1997《信息技術 具有1.5Mbit/s數據傳輸率的數字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼》或GB/T 17975-2000《信息技術 運動圖像及其伴音信息的通用編碼》或 ISO/IEC 14496《信息技術 音視頻對象編碼》，壓縮算法公開、不綁定軟硬件、易于轉換等。 |
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注1：表1所列的格式并非表示其通過了與本標準的一致性認證。 注2：表1所列僅為部分常見格式，更多格式參見互聯網媒體類型（IMT）。 |
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